Urgence Télétravail ! Des outils numériques au service des entreprises

télétravail PENSIL
En ces temps pas très rassurants, vous allez probablement être amené à mettre en place du télétravail pour vous même et vos collaborateurs. Mais quels sont les outils numériques à mettre en place pour le télétravail?
On appelle ça le Digital Workplace, qu’on peut traduire par votre bureau virtuel. Pour l’instant, il n’existe pas un outil unique pour répondre à tous les besoins du télétravail. Il va falloir donc associer plusieurs outils pour adapter au mieux son environnement technique.
Pour vous aider dans cette mise en place, j’ai identifié les différents besoins du télétravailleur et étudié les outils qui y répondent.
 

La communication entre les collaborateurs

La partie la plus essentielle lorsqu’on met en place du télétravail est de fluidifier la communication et la collaboration entre les utilisateurs. Pour cela, on s’orientera vers une plateforme collaborative facilitant les échanges.  Cet outil permet d’échanger en temps réel de manière facilitée. Le maître mot est Immédiateté. Plus besoin de passer par des emails lourds et formels en interne dans l’entreprise.  Les échanges sont sécurisés. Les utilisateurs ont accès à tout ou partie des conversations en fonction des besoins. On échange avec une seule personne ou tout un groupe de travail dans des canaux dédiés et organisés. Leur utilisation est particulièrement indiquée dans le cadre de groupes de travail tels que des clubs d’affaire ou les associations dans lesquels les utilisateurs font partie d’organisations diverses et travaillent à distance. L’information est alors centralisée en un seul outil. A la différence des messageries instantanées (telles que Whatsapp ou Skype), les plateformes assurent des échanges professionnels, de la collaboration sur des documents communs et l’association avec d’autres outils professionnels.

Les références des plateformes collaboratives

logo Slack
Logo Teams
Microsoft Teams fait partie de la suite Office 365 Business Premium. Il est très intégré avec les outils Microsoft mais aussi avec d’autres outils. Microsoft comble peu à peu son retard par rapport à Slack. Son principal avantage est dans nos habitudes de travail. Les utilisateurs des outils Microsoft n’ont pas de difficulté particulière à le prendre en main même s’il reste un outil un peu complexe. Slack est le leader des plateformes collaboratives. Il propose une version de base gratuite qui est déjà très puissante. Son interface est très ludique et les utilisateurs le prennent en main très facilement. Les conversations sont catégorisées dans des chaînes qui sont partagées avec tout ou partie des utilisateurs. Sa puissance vient de l’intégration qui est faite avec d’autres outils. On peut par exemple l’associer avec des services de partage de documents ou avec des outils de gestion des tâches. On se retrouve alors avec un écosystème complet et centralisé. Il est parfait dans le cadre du travail à distance. Enfin, c’est un outil simple à mettre en place et sa version payante va encore plus loin avec les conférences et le partage d’écran. Dans le cadre de mon activité, j’ai mis Slack en place plusieurs fois et il a été immédiatement adopté à chaque fois. Je vous orienterai donc naturellement vers cet outil.

Le partage de fichiers

Lorsqu’on est à distance, il faut pouvoir travailler sur les fichiers de l’entreprise.
Vous pouvez avoir un réseau interne à l’entreprise sur lequel vous partagez déjà les fichiers. Il faudra alors mettre en place un VPN pour y accéder. Mais ce n’est pas l’idéal. En effet, cette solution ne permet pas la collaboration sur un seul et même fichier. De plus, à chaque fois que vous souhaiterez accéder à un fichier, il faudra ouvrir le VPN, ce qui n’est pas forcément aisé à partir d’un appareil mobile.

Autre solution, s’envoyer les fichiers par mail. Quid de l’intégrité du fichier ??? Les données peuvent être perdues si on ne travaille pas sur la dernière du fichier ou s’il a été modifié entre temps par un autre collaborateur.

La meilleure solution reste donc les services de partage de fichiers. Il en existe beaucoup. Mais il vaudra mieux s’orienter vers des solutions professionnelles. En effet, les versions gratuites respectent peu souvent (voire jamais) la RGPD. De plus, elles ne garantissent pas la sécurité de vos données. Et si vous perdiez tous vos documents d’entreprise pour les avoir stocker dans un outil non adapté ?
Donc, fuyez les services gratuits pour un usage professionnel !! Vos documents informatiques sont la richesse de votre entreprise. Il faut les mettre en lieu sûr.

Des outils professionnels pour le stockage de vos fichiers

Les éditeurs tels que Google et Microsoft s’engagent à respecter la RGPD à condition d’utiliser leurs outils payant que sont G Suite de Google Cloud ou Microsoft OneDrive intégré dans Office 365 professionnel.  Ces versions intègrent toutes les règles de sécurité. Des sauvegardes sont garanties en cas de crash.

Les réunions

A deux ou à dix, on a souvent besoin d’échanger directement. Les outils de webconférences sont très nombreux sur le marché. Des payants, des gratuits, des versions en lignes ou à installer, avec ou sans partage d’écran.
Votre choix dépend du besoin que vous avez. On n’utilisera pas le même outil pour faire du support à distance ou pour faire une formation à distance. Voici un (tout) petit échantillon de ce qui existe de mieux :
  • Zoom : limité à 40 min en version gratuite mais pas de limite en nombre de participants. ça pousse à être efficace. Cette application est très facile d’utilisation et les participants ne sont pas obligés d’avoir un compte. La version pro sans engagement est à 13,99€ le mois. C’est un outil très polyvalent aussi bien adapté pour vos réunions que pour de la formation.
  • Teamviewer : téléchargement obligatoire. Parfait pour la prise de main à distance. Permet également de faire des réunions mais les fonctionnalités sont moins collaboratives.
  • Join.me : gratuit jusqu’à 3 participants. C’est l’outil le plus facile d’utilisation. Il est aussi bien adapté pour vos réunions que pour de la formation.
  • Skype : ne permet pas de partager un écran mais suffisant pour une réunion simple.
  • Slack : à partir de la première version payante à 7,50€ par mois sans engagement.

Et le matériel dans tout ça ?

Si vous êtes amené à faire beaucoup de conférences ou même à passer beaucoup d’appels téléphoniques, il est judicieux d’investir dans un casque ou une oreillette sans fil. Cela a d’énormes avantages : vous avez les mains libres pour travailler, vous évitez le mal de dos si vous devez caler un combiné contre votre épaule pour libérer vos mains. Bref, vous gagnez en productivité. Mais également en qualité sonore et en concentration.

La gestion des documents papiers

Le problème quand on travaille à distance, ce sont les échanges de documents papier. Le plus simple reste donc de dématérialiser ces documents. Il faut donc les scanner.
Si vous n’êtes pas dans un travail purement administratif et que les documents sont peu nombreux, vous n’avez pas besoin de vous équiper de scanners physiques. Vous pouvez utiliser votre téléphone et l’application CamScanner. Très facile d’utilisation, elle vous permet de partager vos documents sur un service de partage de fichiers comme G Suite ou OneDrive.
Par contre, si vous avez plus de volume de documents et que vous devez les partager avec vos collègues, il convient d’investir dans un scanner. Pour gagner du temps, je vous conseille de vous orienter sur un scanner multi-lot qui vous permettra de scanner plusieurs pages rapidement. 
Sinon vous pouvez vous orienter vers un copieur multi-fonction si vous travaillez également sur papier et que vous avez besoin d’imprimer.

L'accès à vos outils locaux

Enfin, si vous devez avoir accès à des logiciels de travail qui sont hébergés dans vos locaux sur vos propres serveurs, vous devrez mettre en place un VPN pour pouvoir travailler. C’est un tuyau sur Internet qui permet de faire croire à votre serveur que vous êtes sur place dans les locaux. Cela permet de travailler à distance en toute sécurité.

 

Pour cela, vous avez probablement un administrateur ou un prestataire de maintenance pour votre serveur et il faudra lui demander de mettre en place ce VPN.
J’espère que cet article pourra aider bon nombre d’entreprises dans les prochains jours. Je reste à votre disposition si vous avez des questions. Et si vous avez des besoins plus particuliers pour organiser votre travail, n’hésitez pas à faire appel à PENSIL. En ma qualité d’expert en organisation et en outils numériques, je vous accompagnerai dans la recherche de la solution la mieux adaptée à votre contexte. Contactez-moi via le formulaire ou appelez moi au 06 78 38 62 47.